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Computer, smartphone, tablet e monitor sono diventati strumenti essenziali per il lavoro quotidiano. Ma per un'azienda acquistare un dispositivo non significa soltanto sostenere il costo iniziale: nel tempo bisogna occuparsi di configurazione, aggiornamenti, assistenza, sostituzione e sicurezza.
Per questo il modo di gestire i device aziendali sta cambiando.
Accanto al tradizionale acquisto sono ormai disponibili formule di noleggio e modelli Device as a Service (DaaS), che permettono di trasformare la gestione dei dispositivi in un servizio più strutturato.
La domanda, quindi, non è più soltanto “Quanto costa questo computer?”, ma “Quanto mi costa realmente gestirlo per tutto il suo ciclo di vita?”
Acquistare un dispositivo: una scelta ancora attuale
L'acquisto diretto rimane una soluzione utilizzata da molte imprese.
L'azienda acquista il dispositivo e ne diventa proprietaria, sostenendo direttamente il costo iniziale e successivamente quelli relativi alla gestione e alla manutenzione.
Può essere una scelta coerente quando i dispositivi hanno un utilizzo molto lungo, le esigenze tecnologiche sono stabili e l'azienda preferisce mantenere direttamente la proprietà dell'hardware.
Ma bisogna considerare anche ciò che succede dopo l'acquisto.
Un computer aziendale non rimane necessariamente adeguato per tutta la sua vita utile: cambiano i software, aumentano le esigenze di sicurezza e possono emergere problemi di prestazioni o compatibilità.
Il costo di un device non finisce alla cassa
Il prezzo di acquisto rappresenta soltanto una parte del costo complessivo.
Un dispositivo aziendale può richiedere:
- configurazione iniziale;
- installazione del software;
- aggiornamenti;
- assistenza tecnica;
- manutenzione;
- protezione e gestione della sicurezza;
- sostituzione in caso di guasto;
- smaltimento o riciclo a fine vita.
A questo si aggiunge il tempo che il personale IT deve dedicare alla gestione.
Per questo, quando si confrontano diverse modalità di gestione, è utile considerare il Total Cost of Ownership, cioè il costo complessivo sostenuto dall'azienda durante il ciclo di vita del dispositivo.
Il noleggio cambia la logica
Con il noleggio operativo l'azienda può utilizzare i dispositivi senza acquistarli direttamente.
Il costo viene distribuito nel tempo secondo le condizioni previste dal contratto e questo può rendere più prevedibile la gestione della spesa.
Ma il vero vantaggio può emergere quando il noleggio viene inserito all'interno di un servizio più ampio.
Ed è qui che entra in gioco il Device as a Service.
Che cos'è davvero il Device as a Service?
Il Device as a Service porta il concetto di servizio oltre il semplice hardware.
L'azienda non si limita a ricevere un computer o uno smartphone: può affidare a un partner anche una parte della gestione del dispositivo durante il suo ciclo di vita.
A seconda della soluzione adottata, il servizio può comprendere attività come:
- configurazione;
- installazione;
- gestione dei dispositivi;
- aggiornamenti;
- assistenza;
- sicurezza;
- sostituzione;
- rinnovo dell'hardware.
Il risultato è un modello nel quale il dispositivo diventa una componente di un servizio IT più ampio.
Perché può essere interessante per una PMI
Per una piccola o media impresa, gestire decine di dispositivi diversi può diventare rapidamente complesso.
Ogni nuovo dipendente può richiedere un computer, uno smartphone e relativi accessi. Quando una persona lascia l'azienda, i dispositivi devono essere recuperati e gestiti. Quando un PC diventa obsoleto, bisogna decidere quando sostituirlo.
Con un modello strutturato di gestione, queste attività possono essere organizzate secondo procedure più uniformi.
La tecnologia diventa così più semplice da amministrare e l'azienda può concentrarsi maggiormente sul proprio lavoro.
Anche la sicurezza riguarda i dispositivi
Un PC o uno smartphone aziendale non è soltanto uno strumento di produttività.
È anche un punto di accesso alla rete, alle applicazioni e ai dati dell'impresa.
Per questo la gestione dei device deve essere collegata alla cybersecurity.
Aggiornamenti, configurazioni, gestione degli accessi e controllo dei dispositivi contribuiscono a ridurre i rischi legati all'utilizzo dell'hardware aziendale.
In un'organizzazione dove le persone lavorano anche fuori dalla sede, questo aspetto diventa ancora più importante.
Un dispositivo sempre aggiornato
Uno dei problemi della gestione tradizionale è arrivare alla sostituzione quando il dispositivo è ormai obsoleto o non risponde più adeguatamente alle esigenze dell'azienda.
Un modello basato sul ciclo di vita permette invece di programmare con maggiore anticipo il rinnovo dell'hardware.
Questo può aiutare a evitare situazioni nelle quali:
- i dispositivi hanno prestazioni insufficienti;
- gli aggiornamenti diventano problematici;
- l'assistenza richiede troppo tempo;
- hardware differenti complicano la gestione.
L'obiettivo non è cambiare computer continuamente, ma evitare che l'obsolescenza tecnologica diventi un problema operativo.
Quale modello scegliere?
Non esiste una formula uguale per tutte le aziende.
L'acquisto può essere adatto a determinate esigenze. Il noleggio può offrire maggiore prevedibilità della spesa. Il Device as a Service può essere interessante quando l'impresa vuole ridurre la complessità della gestione e integrare hardware, assistenza e servizi.
La scelta dovrebbe partire da alcuni elementi concreti:
- numero di dispositivi;
- durata prevista del loro utilizzo;
- esigenze di sicurezza;
- presenza o meno di un reparto IT interno;
- frequenza dei rinnovi;
- necessità di assistenza;
- livello di flessibilità richiesto.
Dal dispositivo alla gestione dell'intero ciclo di vita
Il cambiamento più importante non riguarda quindi il modo in cui l'azienda acquista un computer.
Riguarda il modo in cui lo considera.
Un PC, uno smartphone o un tablet non sono più semplicemente beni da acquistare e utilizzare fino alla fine della loro vita utile. Sono elementi di un'infrastruttura digitale che deve rimanere efficiente, sicura e aggiornata.
Per una PMI, affidare la gestione dei dispositivi a un partner specializzato può significare ridurre le attività operative, rendere più prevedibili i costi e avere un unico riferimento per le diverse esigenze legate all'hardware.
Perché oggi il vero valore di un dispositivo aziendale non sta soltanto nell'hardware che contiene, ma nel servizio che permette di costruirgli intorno.
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