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Nella logistica alimentare, gestire correttamente le scorte significa molto più che sapere quanta merce è presente in magazzino. Significa conoscere quali prodotti devono essere movimentati prima, quali hanno una durata commerciale più breve e quali condizioni devono essere rispettate per mantenere qualità e sicurezza.

Per noi di B&V Transport, una corretta rotazione delle scorte è parte integrante di una logistica attenta e organizzata. Applicare i criteri FIFO e FEFO aiuta a ridurre il rischio di prodotti dimenticati, limitare le perdite e migliorare la gestione dei flussi tra produttori, magazzini, punti vendita e operatori della ristorazione.

Che cosa significa FIFO

FIFO è l’acronimo di First In, First Out, cioè “primo entrato, primo uscito”.

Il principio è semplice: la merce che entra per prima deve essere, normalmente, quella che viene prelevata e distribuita per prima. In questo modo si evita che i prodotti più vecchi rimangano nascosti dietro o sotto quelli arrivati successivamente.

Un esempio pratico: se un magazzino riceve una partita di bevande il lunedì e una seconda partita dello stesso prodotto il giovedì, con il metodo FIFO si organizza il prelievo dando precedenza alla merce arrivata il lunedì.

Il FIFO è particolarmente utile per:

• prodotti con rotazione regolare;

• merci non deperibili;

• imballaggi e materiali di confezionamento;

• alimenti con durata relativamente lunga;

• articoli per i quali la data di ingresso è un riferimento importante.

Il metodo FIFO, però, non tiene necessariamente conto della data di scadenza. Per questo, nella logistica alimentare, può essere necessario utilizzare un criterio ancora più mirato.

Che cosa significa FEFO

FEFO è l’acronimo di First Expired, First Out, cioè “primo a scadere, primo a uscire”.

Con questo metodo, la priorità non viene assegnata in base alla data di arrivo, ma alla data di scadenza o di durata minima indicata sul prodotto. Viene quindi prelevata per prima la merce che raggiungerà prima il termine previsto.

Un prodotto arrivato più tardi può dover uscire prima di uno arrivato in precedenza se possiede una data di scadenza più ravvicinata.

Il FEFO è particolarmente importante per:

• carne e prodotti ittici;

• latticini e alimenti freschi;

• piatti pronti;

• prodotti refrigerati;

• alimenti surgelati;

• bevande e prodotti con durata commerciale limitata;

• merci soggette a lotti e date differenti.

FIFO e FEFO non sono la stessa cosa

I due metodi hanno un obiettivo comune, ma utilizzano criteri diversi:

• FIFO: esce prima ciò che è entrato prima.

• FEFO: esce prima ciò che scade prima.

Il FIFO considera soprattutto l’ordine di ingresso. Il FEFO considera invece la data associata alla durata del prodotto.

Nella gestione delle scorte alimentari, il FEFO è spesso il criterio più adatto quando la data di scadenza o di durata minima rappresenta il principale elemento da controllare. Il FIFO può comunque essere utile come supporto organizzativo, soprattutto quando i prodotti hanno date simili o quando non sono soggetti a una scadenza ravvicinata.

Perché il FEFO è importante nel settore alimentare

Gli alimenti non hanno tutti la stessa durata e non tutti evolvono nello stesso modo durante la conservazione. La durata dipende dal prodotto, dal confezionamento, dalla temperatura, dall’umidità, dalla luce, dalla lavorazione e dalle condizioni di distribuzione.

L’EFSA sottolinea che la definizione della shelf life deve considerare prodotto per prodotto i pericoli rilevanti, le caratteristiche dell’alimento, i processi subiti e le condizioni prevedibili di conservazione e distribuzione.

Per questo non è sufficiente sapere quando una merce è entrata in magazzino. È necessario controllare anche:

• data di scadenza;

• data di durata minima;

• numero di lotto;

• condizioni di conservazione;

• temperatura richiesta;

• quantità disponibile;

• data prevista di consegna;

• tempo residuo prima della scadenza.

La differenza tra “da consumarsi entro” e “da consumarsi preferibilmente entro”

La rotazione delle scorte deve tenere conto anche della differenza tra le due principali indicazioni di data presenti sulle etichette.

La dicitura “da consumarsi entro” riguarda la sicurezza alimentare. È utilizzata per alimenti che possono diventare rischiosi per la salute dopo una determinata data, anche se il prodotto appare normale, ha un buon odore o non presenta alterazioni visibili.

Per gli alimenti con questa indicazione, la data deve essere rispettata. Dopo il termine indicato, il prodotto non deve essere consumato e non può essere gestito come una normale merce ancora disponibile.

La dicitura “da consumarsi preferibilmente entro” riguarda invece soprattutto la qualità. Dopo quella data, un alimento correttamente conservato può non essere più nelle condizioni ottimali di gusto, consistenza o freschezza, ma la data non ha lo stesso significato di una scadenza legata direttamente alla sicurezza.

Questo non significa che ogni prodotto oltre la data di durata minima possa essere distribuito automaticamente. La valutazione deve considerare condizioni di conservazione, integrità della confezione, prodotto, destinazione e responsabilità dell’operatore.

Come organizzare una corretta rotazione delle scorte

Una gestione efficace comincia già al momento della ricezione della merce. Prima di posizionare i prodotti, è importante verificare:

• codice del prodotto;

• quantità ricevuta;

• numero di lotto;

• data di scadenza o durata minima;

• condizioni dell’imballaggio;

• temperatura, quando prevista;

• corrispondenza con l’ordine;

• eventuali non conformità.

Le informazioni devono essere registrate in modo chiaro e associate alla partita corretta. In questo modo, la merce può essere collocata in una posizione coerente con la sua priorità di uscita.

Nel caso del FEFO, la posizione fisica della merce deve riflettere la sua priorità temporale. I prodotti che scadono prima devono essere facilmente individuabili e accessibili, mentre quelli con una durata più lunga possono essere collocati nelle posizioni successive.

La gestione fisica del magazzino

Una buona procedura di rotazione richiede anche un’organizzazione pratica degli spazi. Alcune misure utili sono:

• disporre i prodotti con scadenza più ravvicinata davanti a quelli con scadenza più lontana;

• mantenere separati lotti e date diverse;

• utilizzare etichette leggibili;

• lasciare liberi i corridoi e le aree di prelievo;

• evitare di nascondere i prodotti più vecchi dietro quelli nuovi;

• rispettare le condizioni di temperatura e conservazione;

• controllare regolarmente le giacenze;

• identificare i prodotti prossimi alla scadenza;

• separare le merci non conformi o in attesa di valutazione.

La rotazione deve essere visibile e comprensibile anche per chi non ha seguito direttamente il ricevimento. Una procedura efficace non può dipendere soltanto dalla memoria di un singolo operatore.

Il ruolo delle date e dei lotti

Il lotto permette di collegare un prodotto a una specifica produzione o partita. La data, invece, consente di stabilire la priorità di uscita e il margine temporale disponibile.

Gestire correttamente questi dati è importante per:

• applicare il criterio FEFO;

• rintracciare la merce;

• gestire eventuali richiami;

• identificare i prodotti interessati da una non conformità;

• verificare le consegne;

• prevenire la permanenza in magazzino di merce prossima alla scadenza.

Per questo, lotto e data non devono essere trattati come informazioni secondarie. Devono essere rilevati, conservati e collegati alla movimentazione della merce.

FEFO e catena del freddo

La rotazione delle scorte non può essere separata dal rispetto delle condizioni di conservazione. Un prodotto refrigerato o surgelato può mantenere la propria durata prevista solo se è stato conservato e trasportato secondo le condizioni stabilite.

Temperatura, durata e data sono elementi collegati. Una variazione delle condizioni di conservazione può influire sulla qualità e sulla sicurezza del prodotto e deve essere gestita secondo le procedure dell’operatore responsabile.

Per questa ragione, quando movimentiamo alimenti a temperatura controllata, è importante coordinare:

• data e lotto;

• temperatura di conservazione;

• tempi di carico e scarico;

• durata del trasporto;

• destinazione della merce;

• priorità di consegna;

• eventuali anomalie.

Il trasporto deve rispettare la priorità della merce

Applicare il FEFO in magazzino non è sufficiente se poi le consegne vengono organizzate senza considerare la durata residua dei prodotti.

Prima della partenza è utile verificare:

• quali partite hanno la scadenza più vicina;

• quali consegne devono essere effettuate prima;

• se la durata residua è compatibile con i tempi di viaggio;

• se il destinatario ha previsto una soglia minima di vita commerciale;

• se il carico è stato organizzato mantenendo separati lotti e prodotti;

• se sono necessarie condizioni termiche specifiche.

In questo modo, la pianificazione del trasporto diventa coerente con la gestione delle scorte. La merce che deve uscire prima deve essere identificata, preparata e consegnata senza ritardi evitabili.

Come ridurre gli sprechi con FIFO e FEFO

Una rotazione corretta può contribuire a ridurre gli sprechi perché limita il rischio che un prodotto venga dimenticato fino al raggiungimento della scadenza o della fine della sua durata commerciale.

Tra le azioni più utili rientrano:

• controllo sistematico delle scadenze;

• priorità di prelievo basata sulla data;

• inventari periodici;

• separazione dei lotti;

• gestione delle giacenze prossime alla scadenza;

• programmazione delle consegne;

• comunicazione tempestiva con il cliente;

• verifica delle cause dei prodotti rimasti invenduti;

• aggiornamento delle quantità ordinate in base alla rotazione reale.

Ridurre lo spreco non significa distribuire alimenti oltre i limiti di sicurezza. Significa organizzare meglio i flussi e intervenire prima che la merce diventi non utilizzabile.

Che cosa fare con i prodotti prossimi alla scadenza

I prodotti prossimi alla scadenza devono essere identificati e valutati secondo procedure definite. Le possibili azioni dipendono dal tipo di data, dal prodotto, dalle condizioni di conservazione, dalla destinazione e dalle responsabilità concordate nella filiera.

Le attività possono comprendere:

• anticipazione della consegna;

• assegnazione a un ordine già programmato;

• comunicazione al cliente;

• verifica della possibilità di utilizzo entro i termini;

• separazione della merce in attesa di istruzioni;

• gestione di eventuali resi;

• avvio delle procedure previste per prodotti non conformi.

Per gli alimenti con dicitura “da consumarsi entro”, non si deve fare affidamento sull’aspetto o sull’odore del prodotto dopo la data indicata. Come ricorda l’EFSA, batteri pericolosi possono essere presenti senza alterazioni visibili o percepibili.

Gli strumenti digitali a supporto della rotazione

Software gestionali, codici a barre e sistemi di identificazione digitale possono rendere più semplice il controllo delle scorte. Questi strumenti possono aiutare a:

• registrare entrate e uscite;

• associare prodotto, lotto e data;

• individuare le scadenze più vicine;

• generare avvisi;

• preparare liste di prelievo;

• verificare la posizione della merce;

• ricostruire i movimenti;

• ridurre gli errori di trascrizione.

La tecnologia, però, è efficace solo se i dati inseriti sono corretti. Se la data viene registrata male o il lotto non viene associato alla merce corretta, anche il sistema più avanzato può generare una priorità errata.

Per questo, strumenti digitali e procedure operative devono lavorare insieme.

Gli indicatori da controllare

Per capire se la gestione FIFO e FEFO funziona, è utile monitorare alcuni indicatori:

• quantità di merce scaduta;

• quantità di merce prossima alla scadenza;

• numero di resi per durata residua insufficiente;

• prodotti danneggiati durante la movimentazione;

• differenze tra giacenza teorica e reale;

• errori di prelievo;

• tempi medi di permanenza;

• percentuale di consegne effettuate entro la durata concordata;

• numero di non conformità legate a lotto o data.

Questi dati possono aiutare a individuare problemi di organizzazione, previsioni di vendita non corrette, consegne troppo lente o procedure di magazzino non applicate correttamente.

FIFO e FEFO nella logistica di B&V Transport

In B&V Transport sappiamo che la gestione delle scorte non riguarda soltanto il magazzino. Coinvolge anche la preparazione del carico, la pianificazione del viaggio e la consegna.

Per questo lavoriamo affinché ogni movimentazione tenga conto di:

• identificazione corretta della merce;

• lotto e data del prodotto;

• priorità di uscita;

• condizioni di conservazione;

• integrità degli imballaggi;

• destinazione del carico;

• tempi previsti per la consegna.

Il nostro compito è contribuire a mantenere ordinato e controllato il flusso della merce, collaborando con clienti, magazzini e destinatari per ridurre il rischio di ritardi, errori e sprechi.

Una rotazione corretta protegge prodotto e filiera

FIFO e FEFO sono strumenti organizzativi semplici, ma richiedono costanza, precisione e collaborazione. Il FIFO aiuta a far uscire prima la merce entrata per prima; il FEFO permette di dare priorità ai prodotti con la durata più breve.

Nella logistica alimentare, il criterio da utilizzare deve essere scelto in base al prodotto, alle date, alle condizioni di conservazione e alla gestione complessiva della filiera.

Applicare correttamente questi principi significa:

• ridurre il rischio di prodotti dimenticati;

• limitare gli sprechi;

• migliorare la programmazione delle consegne;

• proteggere la qualità degli alimenti;

• facilitare la rintracciabilità;

• rendere più efficiente il rapporto tra magazzino e trasporto.

Per noi di B&V Transport, una logistica ben organizzata comincia dalla conoscenza della merce e prosegue fino alla consegna. Ogni prodotto deve seguire il percorso giusto, nel momento giusto e nel rispetto delle condizioni previste.

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